Consejos para asistir a una feria como expositor

La feria como herramienta estratégica de marketing

Aunque la feria precisa una revisión en su estrategia, pensamos que son mercados vivos de operaciones comerciales. En ellas se encuentra concentrada «en vivo y en directo» la mejor fuente de información del sector y son además el mayor centro neurálgico para poder intercambiar opiniones y tendencias. Por ello son herramientas que han de usarse de una forma óptima y rentable con el objetivo de fomentar el desarrollo de una empresa.

La primera  recomendación es informarse adecuadamente sobre el evento: su antigüedad, su reconocimiento dentro del sector, su dimensión nacional o internacional, su periodicidad, y lo que es más importante, su poder de convocatoria; el ratio del coste por impacto real ha de ser medido cuidadosamente y lo suficientemente rentable para quien realiza esa inversión.  Elegir la feria más adecuada para la promoción y consolidación de la imagen de la empresa es vital, hay que saber escoger el certamen líder. Una vez elegido hay que intentar obtener la mayor rentabilidad.

ANTES DE ASISTIR A UNA FERIA

Nombrar un responsable o coordinador.

Establecer los objetivos, siempre por escrito, que persigue la empresa con la participación en la feria. Los objetivos pueden ser muy diversos, desde conseguir nuevos contactos, más ventas, hasta potenciar la imagen de la empresa o simplemente potenciar las relaciones públicas ante los medios de comunicación.

Definir el público objetivo. Es decir, ¿con qué visitantes queremos contactar? Pues en función del perfil de ese público haremos diferentes acciones de comunicación antes, durante y después de la feria.

Deberemos conseguir información del perfil del visitante a la feria, a veces la entidad organizadora elabora estudios cualitativos y cuantitativos que facilita a los expositores.

También tendremos que comprobar que las fechas de celebración de la feria no coincide con otras competitivas que puedan restar importancia a la nuestra.

Solicitar al salón profesional la documentación necesaria para participar en la feria y reservar el espacio de exposición. La ubicación del stand resulta fundamental para captar a los visitantes, especialmente si la campaña de comunicación pre-feria va a ser reducida. También sería interesante conocer dónde van a estar los competidores, así como las empresas que van a estar a nuestro lado.

Definir el material que se va a exponer en el stand.

Fijar el presupuesto del que disponemos, en sus diferentes partidas, para la feria.

Seleccionar y contactar con el decorador/instalador del stand para solicitarle presupuesto y diseño.

Preparar con el tiempo la documentación técnica y comercial que se va a entregar en el salón.

Aprobar el diseño del stand  y el presupuesto. No olvidar que el stand es un elemento de comunicación que  debe conseguir un gran impacto visual ante los visitantes, la primera imagen de  nuestro stand  tiene que reflejar la esencia de nuestra empresa.

Diseñar y encargar los artículos promocionales para la feria.

Supervisar la fabricación de los elementos decorativos del stand (rótulos, fotos, material audiovisual).

DURANTE LA FERIA

Reuniones diarias con el personal del stand para intercambiar información, aclarar dudas y valorar resultados. Deberemos reflejar lo más significativo en un informe diario.

Rellenar las fichas de contacto para crear una base de datos de visitantes. Un primer paso es por lo menos recolectar tarjetas de visita, pero lo mejor es cumplimentar unas fichas-contacto. Dicha ficha debe contener el mayor número posible de información que podamos conseguir sobre el visitante, desde el nombre y la empresa, hasta el producto que le interesa o los competidores con los que trabaja.

Distribuir catálogos en papel o soporte informático pero controlando su distribución.

Entregar obsequios o artículos de promoción pero limitando su distribución con objeto de mostrar cierta exclusividad.

Recoger información sobre la competencia.

DESPUÉS DE LA FERIA

Reunión inmediata con el personal del stand para hacer una primera evaluación de la feria y analizar el contenido de las fichas-contacto recogidas.

Realizar las acciones de seguimiento oportunas en cada caso para adelantarse a la competencia. Es bueno incluso agradecer con un e-mail personalizado la visita a nuestro stand.

Realización del informe final de la participación. En él se reflejarán los resultados obtenidos comparándolos con los objetivos que se habían previsto en un principio, la actuación del personal del stand, el análisis de la competencia presente en la feria, recomendaciones y sugerencias para mejorar participaciones futuras y una valoración de la utilidad de esta feria.

Envío de notas de  prensa a los medios de comunicación con los resultados obtenidos en la feria.